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05.05.2015

Wirkungsvolle Compliance im Einkauf als Wettbewerbsvorteil im Mittelstand

Aus dem Handelsblatt Journal: Ein Interview mit Güray Karaca, Geschäftsführer/Managing Director, Kerkhoff Risk and Compliance GmbH

Einkauf und Beschaffung sind in besonderer Weise von haftungs- und kartellrechtlichen Risiken betroffen. Wo lauern die größten Gefahren und wie kann man effektiv vorbeugen?

GüK: Laut einer Studie zur Wirtschaftskriminalität aus dem Jahr 2013 werden 50 % der strafbaren Handlungen in einem Unternehmen im Bereich des Einkaufs bzw. der Materialwirtschaft verübt. Da sprichwörtlich der „Gewinn im Einkauf“ liegt, geht das größte Gefahrenpotential von den eigenen Mitarbeitern im Unternehmen aus. Beispielsweise, wenn ein Einkäufer mit Lieferanten oder anderen Marktteilnehmern Preisabsprachen trifft, um sich damit einen persönlichen Vorteil zu verschaffen.
Gerade im Mittelstand ist das interne Kontroll-system (IKS) oftmals noch mangelhaft oder nicht hinreichend ausgeprägt. Die Erkenntnis für die Notwendigkeit eines Compliance Management Systems (CMS) ist bei kleineren und mittleren Unternehmen noch nicht durchgängig vorhanden, obwohl diese Unternehmen mindestens genauso betroffen sind wie große Konzerne.

Mit einem auf das jeweilige Geschäftsmodell angepassten CMS bzw. IKS lassen sich geeignete Vorkehrungen treffen, um das Haftungsrisiko der Geschäftsführer und Vorstände sowie finanziellen Schaden für das Unternehmen erheblich zu reduzieren. Nicht zu unterschätzen ist auch der Reputationsschaden, den ein Unternehmen durch ein in der Öffentlichkeit kommentiertes Verfahren erleiden kann.

Was muss im Zusammenspiel von Einkäufer und Lieferant beachtet werden?

GüK: Wenn der Einkäufer mit dem Lieferanten beispielsweise über eine neue Lieferbeziehung spricht, ist es ratsam, den Lieferantenauswahlprozess an nachvollziehbare und objektive Kriterien zu knüpfen. Ein Einkäufer sollte auch niemals allein eine Lieferantenauswahl bzw. Vergabeentscheidung treffen dürfen. Hier können ein 4-Augenprinzip, verbunden mit einer unternehmensweit gültigen Unterschriftenrichtlinie sowie die gelebte Funktionentrennung helfen, Risiken im Beschaffungsprozess zu minimieren. Ferner müssen alle wesentlichen Teilprozesse im Beschaffungsprozess, z.B. bei der Beauftragung eines Lieferanten vollständig, hinreichend und nachvollziehbar dokumentiert sein. Ein weiteres hilfreiches Mittel, um keine Abhängigkeiten zwischen Einkäufer und Lieferant entstehen zu lassen, ist „Jobrotation“. Dies bringt zwar anfangs Mehrarbeit mit sich, da sich der Mitarbeiter immer wieder in neue Arbeitsgebiete einarbeiten muss, erhöht jedoch seine Flexibilität und dessen Motivation durch „Job Enrichment“.

Sie sprechen von einem Wettbewerbsvorteil durch wirkungsvolle Compliance – können Sie das näher erläutern?

GüK: Unternehmen, die Compliance als eine vorübergehende Modeerscheinung betrachten, werden eine böse Überraschung erleben. Compliance wird immer stärker in den Fokus der Kunden rücken, ähnlich wie beim CO2 Ausstoß in der Automobilindustrie oder einem ökologisch nachhaltigen Footprint. Diese Faktoren werden in der Kaufentscheidung bewusst sowie unterbewusst eine wichtige Rolle spielen.

Wer will schon bewusst ein Markenhemd für 150 Euro kaufen, welches in Südostasien unter jeglicher Nichteinhaltung von Arbeitsschutzvorschriften hergestellt und auch noch von Kindern genäht wurde?
Diejenigen Unternehmen, welche aktiv in ihrer Supply Chain auf ihre Lieferanten eingehen und diese hinsichtlich Compliance mit einbeziehen, werden sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Wer proaktiv und fürsorglich mit den natürlichen und menschlichen Ressourcen umgeht, wird vom Markt belohnt werden. Weiterhin ist zu bedenken, dass Unternehmen, welche bereits einmal auffällig geworden sind, z.B. wegen kartellrechtlicher oder anderer Compliance-Verstöße, von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden können. Andere Marktteilnehmer und das eigene Unternehmen verlieren Marktanteile. Ich bin davon überzeugt, dass diejenigen Unternehmen, welche Compliance als Unternehmenswert definieren und fest in ihrer Unternehmenskultur verankern, gegenüber Wettbewerbern einen entscheidenden Vorteil erlangen. Und wer glaubt, Compliance sei teuer, der sollte einmal kritisch untersuchen, was seine aktuelle „Non-Compliance“ kostet.

Wie sollten Einkauf und Beschaffung mit dem Compliance Officer zusammenarbeiten?

GüK: Respektvoll und partnerschaftlich! Hier geht es nicht darum, gegeneinander zu arbeiten, sondern miteinander. Beide Seiten sollten offen sein, sich respektieren und versuchen, gemeinsam das Beste für das Unternehmen hinsichtlich des Risikomanagements zu erzielen.

Sobald einzelne Bereichsziele im übergeordneten Unternehmensziel integriert werden, kann eine Vertrauenskultur entstehen, welche erforderlich ist, um zielorientiert und erfolgreich zusammen zu arbeiten.

Wo liegt der “Return on Compliance”?

GüK: Erstens in einem deutlich verminderten Haftungsrisiko des Unternehmens sowie des Top Managements. Zweitens in der Vermeidung von Kosten für Bußgelder, Schadensersatzansprüche, Umsatzeinbußen oder schlechtere Konditionen. Und drittens in der Vermeidung von Reputationsschaden durch Negativschlagzeilen oder Verlust von Kunden und Partnern.

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