Text: Jochen von Plüskow
Herr Kerkhoff, mit Ihrem provokanten, aufschlussreichen Buch „Milliardengrab Einkauf“, haben Sie vielen Einkaufsabteilungen einen Spiegel vorgehalten.

Das war auch nötig. Denn eine ganze Reihe von Unternehmen hätte mit Sicherheit den Insolvenzantrag vermeiden können, wenn sie die Potenziale eines funktionierenden Einkaufs realisiert hätten. Ein Produkt oder eine Leistung ist schlicht nur dann wettbewerbsfähig, wenn der Bedarf da ist und der Marktpreis stimmt. Selbst den Bedarf können Sie beeinflussen, wenn Sie die Beschaffungsfunktion umfassend verstehen. Heute arbeiten Einkäufer eng mit der Produktentwicklung und dem Qualitätsmanagement zusammen. Und das nicht nur in den Branchen, wo dies als selbstverständlich erachtet wird – zum Beispiel beim Einkauf von Massenprodukten.

Sie haben mal gesagt, „wenn’s ums Einkaufen geht, halten wir uns alle für Weltmeister“. Was wollen Sie damit sagen?

Der Deutsche macht ja bekanntlich gerne Schnäppchen – im Internet, im Outlet, im klassischen Geschäft oder kauft die Angebote aus dem Supermarkt. Manchmal nimmt er sogar einen Umweg, um den besten Preis zu bekommen und zahlt dafür indirekt auch für An- und Abfahrt. Über Jahre werden wir schon damit konfrontiert „nicht blöd“ zu sein. Das sind die Deutschen natürlich auch nicht.

Viele Firmenchefs halten Ihre Kritik für nicht gerechtfertigt. Sie glauben im Bereich Einkauf des Unternehmens, alles richtig zu machen. Was sagen Sie Leuten, die überzeugt sind, ihren Einkauf effizient zu managen?

Solchen Führungskräften kann man eigentlich nur „gratulieren“, weil sie in einem Wolken-Kuckucksheim leben.

Im Ernst, wer nicht die Offenheit besitzt, sich ständig zu hinterfragen und das eigene Verbesserungspotenzial als Selbstverständlichkeit anzuerkennen, wird nicht lange Unternehmer sein. Es gibt aber noch einen zweiten Kardinalfehler: Die Einkäufer nutzen heute längst nicht alle zur Verfügung stehenden Daten und Erkenntnisse für ihre Arbeit. Damit meine ich zum Beispiel Benchmarks, Einkaufskooperationen oder ganz einfach das zur Verfügung stehende Datenmaterial im Internet.

Es gibt bestimmt effiziente „Werkzeuge“, um Einkäufer auf den richtigen Weg zu bringen.

Natürlich. Dazu gehören, kurz gesagt, das Schaffen von Rahmenbedingungen, das Setzen von Anreizen und die konsequente Steuerung des Einkaufs. Allerdings hat unsere Beteiligungsgesellschaft Penning Consulting ermittelt, über welche Qualifikationen die Einkäufer verfügen. Das Ergebnis ist dramatisch: Nur 20 bis 30 Prozent der derzeitigen Bewerber besitzen die für den strategischen Einkauf erforderliche Qualifikation.

Früher stand die reine Preisdrückerei im Fokus. Wer hier ein paar Cent einsparen konnte, war froh, stolz und glücklich. Sieht das immer noch genauso aus?

Nein. Unsere Kunden, die verstanden haben, was für ein wesentlicher Ertragsturbo der Einkauf ist, gehen anders vor. Galt es früher in den meisten Fällen, reine Preisverbesserungen über die klassischen Hebel der Einkaufsfunktionen zu realisieren und Verhandlungstechniken zu trainieren, sind die Aufgabenstellungen heute komplexer.

Wir stellen uns als Berater immer öfter den Themen Versorgungssicherheit und Green Procurement.

Außerdem gilt es in jedem Projekt, anforderungsgerechte Organisationsprojekte zu erarbeiten und umzusetzen, Prozesseffizienz und Prozesssicherheit zu gewährleisten sowie Compliance-Systeme zu etablieren. Und das ist noch längst nicht alles. Die Kenntnis von Produktkosten gehört ebenfalls zu den zentralen Themen. Hier geht es darum, Produkte, Bauteile oder sogar Produktions- und Dienstleistungsprozesse in ihre Einzelteile zu zerlegen und zu berechnen.

Mit diesen Informationen sind Einkäufer bestens aufgestellt, um in Verhandlungsgesprächen gute Ergebnisse zu realisieren. Mit diesem Wissen können die entsprechenden Unternehmensbereiche wettbewerbsfähige Marktpreise festlegen oder zum Beispiel auftretende Fragen zum wirtschaftlichsten Beschaffungsmarkt oder Produktionsstandort beantworten. In diesen Bereichen haben nicht nur Beschaffungsabteilungen in vielen Unternehmen noch großen Nachholbedarf.

Außerdem stellen wir häufiger noch gravierendere Informationsdefizite fest. Dazu gehört die erschreckende Tatsache, dass Deckungsbeiträge einzelner Produkte und Dienstleistungen nicht bekannt sind oder von falschen Werten ausgegangen wird. Klar, dass dann Entscheidungen mit einem schlechten Ergebnis enden.

Sie sprachen mal davon, die durch einen effizienten Einkauf realisierbaren Ertragspotenziale lägen bei etwa zehn Prozent. Das ist ein stattlicher Wert.

Damit liegen Sie nicht ganz falsch. Es handelt sich bei dieser Angabe natürlich nur um eine sehr grobe Schätzung. Anders sieht es aus, wenn wir die Daten unserer Kunden genau kennen. Dann ist es möglich, produkt- oder leistungsbezogen sehr genaue Aussagen zu treffen.

Die altbekannte Aussage „Der Gewinn liegt im Einkauf“ hat noch immer ihre Richtigkeit. Eben nur nicht mehr in Bezug auf den vereinfachten Blick des einzelnen Einkaufspreises. Nur wer die gesamte Klaviatur spielen kann, bringt hohe und dennoch gut klingende Töne hervor. Er macht aus ihnen eine Harmonie, die einen Ohrwurm verursacht und das Zeug zum Evergreen hat. Kurzfristige Beschaffungserfolge sind gut und verschaffen etwas Zeit und Linderung. Heilsbringer sind sie aber nicht. Die Ausrichtung auf Kontinuität und Substanz ist erfolgsentscheidend.

In Ihren Büchern und Vorträgen sprechen Sie immer wieder von der Zauberformel „Beschaffungsoptimierung“. Was ist darunter zu verstehen?

Mit dieser Aussage möchte ich lediglich kontinuierlich auf die Wertschöpfungsfunktion des Einkaufs, der Beschaffung beziehungsweise der gesamten Supply Chain hinweisen. Manch unpopuläre Entscheidung ließe sich umgehen oder zumindest deutlich moderater gestalten, wenn hier entsprechend agiert würde.

Können Sie uns bitte auch noch erläutern, was unter einem modernen Beschaffungsmanagement zu verstehen ist?

Gerne. Modernes Beschaffungsmanagement nimmt einen permanenten Abgleich von Planung und aktuellen Entwicklungen vor. Es kann Abweichungen aussagekräftig untermauern und die richtigen Entscheidungen ableiten. Es ist nicht lange her, da wurde ein Projekt durchgeführt und danach blieb alles beim Alten. Heute gilt es, die Gleichzeitigkeit von Projekt und Betrieb herzustellen und die Mitarbeiter dabei zu unterstützen.

Was ist nach Ihrem Verständnis ein erfolgreicher Einkauf?

Der Preis ist nach wie vor ein wesentlicher Einflussfaktor. In diesem Bereich beziehungsweise in der Wahrnehmung dieser wichtigen und direkt wirkenden Unternehmensfunktion haben viele Betriebe ihre Lektion gelernt. Die marktübliche Preisspreizung fällt nicht zuletzt durch die Flut von Daten und heute herrschender Transparenz geringer aus. Erfolge und Misserfolge unterscheiden sich durch eine weitaus differenziertere Betrachtung einerseits und anderseits der Gesamtbetrachtung der einzelnen Prozesse als Ganzes.

Bis Defizite erkannt werden, dauert es heute aufgrund der Komplexität länger. Sie haben stärkere Auswirkungen und das rasche Abstellen dieser Defizite erfordert das konsequente sowie richtige Vorgehen.