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04.11.2016

Ein softwareunterstützter Beratungsansatz

„Procurement 4.0" ist der Titel eines Konzepts, das bereits bestehende Tools und Methoden des strategischen Einkaufs intelligent kombiniert und konsequent weiterentwickelt.

Matthias Hedergott, Geschäftsführer der Purchase Analytics, einem Tochterunternehmen der Kerkhoff Group, geht davon aus, dass dieser softwareunterstützte Beratungsansatz den strategischen Einkaufsprozess disruptiv verändern wird.

Beschaffung aktuell: Wie ist es zur Entwicklung von „Procurement 4.0“ gekommen?

Matthias Hedergott: Wenn man sich mit den Trends und Themen der nächsten Jahre auseinandersetzt, stellt man verschiedene Rahmenbedingungen fest, die den strategischen Einkauf bereits heute und auch zukünftig erheblich beeinflussen werden:

Zum einen wächst die Individualität bei Kundenprodukten. Dies führt zu einer stark wachsenden Variantenvielfalt und Heterogenität des zu beschaffenden Portfolios. Des Weiteren stellen wir fest, dass insbesondere die Beziehungen zu strategischen Lieferanten immer enger werden bzw. sich Lieferketten immer stärker ineinander verzahnen bzw. integrieren. Deshalb ist es erheblich schwieriger und deutlich aufwändiger geworden, bestehende Lieferanten gegen alternative auszutauschen.

Diese Punkte beeinflussen das Thema Preisoptimierung maßgeblich. Hinzu kommen die volatilen Märkte und Marktpreisveränderungen, die es zu antizipieren gilt. Die Datenmassen gilt es sinnvoll und vor allem kontinuierlich zu nutzen.

Wir haben uns die Frage gestellt: Was braucht ein Unternehmen und insbesondere der strategische Einkauf in Unternehmen, um sich diesen Rahmenbedingungen erfolgreich stellen zu können? Die Antwort liegt auf der Hand und fasst zugleich zusammen, was in „Procurement 4.0" steckt: Unternehmen benötigen eine übersichtliche und zeitlich flexible aber umfassende Systematik, um den Bedarf zu kategorisieren und so über Referenzartikel eine technische und preisliche Korrelation zu bilden. Durch die Produktkostenkalkulation wird Klarheit über die Kostenstruktur gewonnen. lm Rahmen der Optimierung von Referenzartikeln wird die Basis geschaffen, durch Adaption auf das gesamte Sortiment, dieses vollumfassend zu optimieren. Diese erreichten Verbesserungen gilt es langfristig abzusichern. „Procurement 4.0“ ermöglicht dies durch eine Preisfortschreibung und Controlling über Indizierung.

Mit einer Lösung wie dieser sind Unternehmen und insbesondere deren Einkaufsabteilungen hinsichtlich aller oben genannten aktuellen und zukünftigen Einflussfaktoren gerüstet.

Beschaffung aktuell: „Procurement 4.0“ ist ein reiner Managementansatz?

Hedergott: „Procurement 4.0“ ist eine Kombination von Beratung inklusive entsprechender Software-Lösung, die wir selbst entwickelt haben und kontinuierlich optimieren. Die Bezeichnung „Procurement 4.0“ haben wir deshalb gewählt, weil dieser Ansatz vom Beginn bis zum Ende erheblich durch Software unterstützt und automatisiert wird. Schlussendlich wird er den Einkaufsprozess disruptiv verändern – er tut es schon jetzt.

Beschaffung aktuell: Was ist das Besondere an Ihrem Ansatz?

Hedergott: Mit „Procurement 4.0“ wird die strategische Beschaffung systematisiert. Dazu werden bestehende Tools, wie beispielsweise Spend Analyse, Kostenkalkulation oder Indizierung, miteinander kombiniert und um neue Tools erweitert.

So wird die Transparenz für Unternehmen maßgeblich durch Einblicke in die Kosten- und Preisstruktur der eigenen Lieferanten gesteigert. Der Einkaufspreis wird nicht nur einmalig optimiert, sondern auch langfristig über das gesamte Sortiment gesichert. Auch bei Marktpreisveränderungen bleibt der optimale Preis gesichert, da diese aktuell antizipiert und berücksichtigt werden.

Mit der Automatisierung des strategischen EK Prozesses und der Reduzierung von Aufwand und Komplexität werden für Unternehmen vielfältige kapazitäre Potenziale gehoben. Die Anwendung ist selbstverständlich auch international für weltweite Beschaffungsmärkte möglich.

Beschaffung aktuell: Wie verändern sich die Tätigkeitsbereiche von Einkäufern?

Hedergott: Wenn eine Warengruppe einmal im Sinne des „Procurement 4.0“-Vorgehens systematisiert und kalkuliert, preislich optimiert und indiziert wurde, dann „läuft sie quasi automatisch durch“. Als Einkäufer bin ich dann in der Situation, zukünftig den Aufwand bei Preisverhandlungen und/oder Ausschreibungen um bis zu 40% zu reduzieren.

Als strategischer Einkäufer hat man so die Möglichkeit, sich um zukünftige Beschaffungsmärkte und die technologische Optimierung der Produkte zu kümmern. Um sich dafür in den Märkten nach Innovationen umzuschauen und Möglichkeiten zu identifizieren, konstruktiv, wertanalytisch und funktionsbezogen die Produkte zu verbessern, bleibt im Einkauf aktuell meist zu wenig Zeit.

Beschaffung aktuell: Wie beeinflusst Ihre Lösung die Zusammenarbeit mit den Lieferanten?

Hedergott: Unser System erhöht die Interaktion mit den Lieferanten. Voraussetzung ist eine gemeinsame Akzeptanz der Kostenstrukturanalyse, also die Bereitschaft der Lieferanten, in eine Open-Book-Systematik einzusteigen. Am Ende steht eine 100%ige Preistransparenz auf Basis einer Zuschlagskalkulation. Ein anderer Aspekt ist das beidseitige Verständnis, mit welchen Indizes die Preisentwicklung nachverfolgt werden kann. Außerdem muss man sich mit dem Lieferanten über die Preisfunktion für das Gesamtsortiment einig werden.

Die Akzeptanz der Vorgehensweise und der Open-Book-Transparenz ist erfahrungsgemäß
branchenbezogen unterschiedlich, wird aber basierend auf Big Data zukünftig führend sein.

Beschaffung aktuell: Sitzen Sie anfangs bei den Gesprächen mit den Lieferanten auch mit am Tisch?

Hedergott: Bestandteil der Beratungsprojekte ist der gesamte Weg von der Analyse und Kategorisierung der Beschaffungsdaten über die Findung der Referenzartikel, die Durchführung der Kostenkalkulationen, die Definition der Preisfunktion bis hin zur Indizierung und Gestaltung des Vertrags, der sich dann entsprechend verändert.

Beschaffung aktuell: Wie lange dauert es bis der Einkäufer das Tool bzw. die Systematik beherrscht?

Hedergott: „Procurement 4.0“ setzen wir gemeinsam mit den Kunden auf. Es handelt sich nicht um ein Softwarepaket, welches der Kunde allein ausrollen kann und soll. Nachdem die digitalen Rahmenbedingungen geschaffen sind, verbleibt die Software natürlich bei dem Unternehmen. Die Kompetenz, die Software dann im strategischen Einkauf sinnvoll zu nutzen, wird in der gemeinsamen Aufsatzphase erlernt.

Bei guter Kalkulationskompetenz beherrscht der Einkauf die Software nach etwa vier Wochen und kann nach gemeinsam durchgeführten Optimierungen auch eigene aufsetzen.  Grundsätzlich vertreiben wir „Procurement 4.0” (auch) als Lizenz.

Beschaffung aktuell: In den Unternehmen sind ja bereits verschiedene Tools im Einsatz. Ersetzt Ihre Software diese?

Hedergott: Die „Procurement 4.0"-Software ist eine ergänzende Software mit entsprechenden Schnittstellen, die in Facetten in den Unternehmen teilweise schon vorhanden sein kann. Insbesondere Software zu Kostenkalkulation/-analyse sind in einigen Unternehmen bereits als Stand-alone-Lösungen im Einsatz. Da Procurement 4.0 modular aufgebaut ist, passen wir sie der Tool-Landschaft im jeweiligen Unternehmen an.

Beschaffung aktuell: Welche Bausteine gehören zu Ihrer Lösung?

Hedergott: Zu unserer Softwarelösung gehören die Tool Cost Analysis Software, die Kerkhoff-Costing-Cloud, das Big Data-Analysis- Modul sowie eine Ausschreibungsplattform. Das sind im Wesentlichen die vier Bestandteile, die miteinander verknüpft sind.

Wenn wir heute eine Kostenkalkulation vornehmen, dann machen wir das in der Cost Analysis Software und verknüpfen diese Kalkulation sofort mit den dazugehörigen Indizes aus der Costing Cloud. Das sind ca. 35 000 Indizes, die wir aus unterschiedlichen Quellen über entsprechende Algorithmen täglich, monatlich bzw. vierteljährlich aktualisieren.

Beschaffung aktuell: Bilden sich durch diese Herangehensweise neue Abteilungen, die die Kostenkalkulationen durchführen?

Hedergott: Kostenkalkulation ist essentieller und notwendiger Bestandteil von „Procurement 4.0". Wir helfen Unternehmen bei der Etablierung einer eigenen Funktion, die sehr unterschiedlich aufgehängt sein kann. Sie kann im Einkauf, an anderer Stelle im Finanzbereich oder auch strategisch angesiedelt sein.

Dem Einkauf ermöglicht dieser Ansatz einen interdisziplinär größeren Beitrag im Unternehmen zu leisten - wenn Einkäufer gedanklich offen auf die neue Systematik zugehen und die Digitalisierung annehmen. Preismodelle und die Preisfindung werden sich verändern und somit auch Raum schaffen, andere strategische Tätigkeiten in den Fokus des Einkaufs zu rücken und somit dessen Rolle hin zum „Weichensteller“ zu entwickeln.

Beschaffung aktuell: Vielen Dank für das Interview, Herr Hedergott.
Das Gespräch führte Sabine Schulz-Rohde.

Komplexität im Einkauf wird mit „Procurement 4.0“ beherrschbar - Grenzen des Einkaufs neu denken

Erhöhte Variantenvielfalt, Integration von Lieferketten, Marktvolatilitäten,… Die Einflussfaktoren auf die Beschaffung wachsen zunehmend - damit nimmt die Komplexität im Einkauf massiv zu. Eine Verbesserung dieser Situation wird durch die häufig herrschende Intransparenz der Daten verhindert. Ein ganzheitliches Softwaretool für den Einkauf bietet eine Lösung für diese Probleme und ermöglicht digital den Umgang mit der enormen Datenkomplexität.

Der Einkauf sieht sich mit enormen Herausforderungen konfrontiert: Es gilt die Preislogik innerhalb einer Warengruppe zu berücksichtigen und zu optimieren. Der Best-Price muss realisiert und langfristig abgesichert werden. Das Beschaffungscontrolling muss umgesetzt und gleichzeitig Compliance garantiert werden.

Über Datenberge muss Transparenz erreicht werden, damit eine Auswertung dieser Daten erfolgen kann. Schließlich müssen auch Prognosen über die künftige Entwicklung der Beschaffungskosten erstellt werden. Diese zahlreichen Anforderungen stellen den Einkauf vor eine Mammut-Aufgabe. Mit dem Beratungsansatz „Procurement 4.0" hingegen passieren all diese Prozesse automatisiert - übersichtlich in einer Softwarelösung. Dazu werden zunächst Referenzartikel im Rahmen der Kerkhoff Cost Analysis analysiert. So kann im Folgeschritt über mathematische Methoden das Pricing aller Artikel der Warengruppe bestimmt und eine feste Korrelation zwischen den Artikeln einer Warengruppe identifiziert werden. Kommt es künftig zu Preisänderungen für einen Artikel, kann über diese Korrelation auch die Preisveränderung für alle weiteren Artikel der Warengruppe abgeleitet werden.

Anhand der gewonnenen Informationen optimiert Kerkhoff Consulting die Referenzartikel. Dies erfolgt aus unterschiedlichen Aspekten; materialpreisspezifisch, wertanalytisch, funktionskostenbezogen, etc. Gemeinsam mit dem Lieferanten werden dann Kostentreiber und die zugehörigen Indizes bestimmt. Über eine tagesaktuelle Index-Datenbank werden diese Indizes in Kalkulationen integriert und Änderungen jederzeit beobachtbar. Für die gesamte Warengruppe wird der „Best Price” so nachhaltig etabliert. Über jährliche Ausschreibungen wird der Indexverlauf des Referenzartikels verifiziert.

Für das Controlling werden Preisverläufe permanent bereitgestellt: Einkaufspreis und Marktbestpreis können laufend verglichen werden. lm Kurvenverlauf werden korruptive Einflüsse auch im Randsortiment in unübersichtlichen Warengruppen so zeitnah ersichtlich. Eine fortlaufende Auswertung der vereinheitlichten Datenbestände ermöglicht auch zukünftig Effizienz, Rendite und Wettbewerbsvorteile.

Auf Basis von vergangenen Mengenänderungen, künftigen Entwicklungsprognosen und Ist-Preisen wird das Beschaffungsvolumen bestimmt. Marktpreisprognosen wiederum wirken sich auf Ist-Preise und das Modell aus. Bedeutsame Entwicklungen innerhalb des Sortiments können so bereits präventiv identifiziert und behandelt werden. Aus historischen Daten lassen sich Kostentreiber identifizieren und daraufhin mit Prognose-Indizes verbinden.

Mit „Procurement 4.0” wird ein sofortiger Preiseffekt erzielt, der sich zum einen aus den Einsparungen im Randsortiment, zum anderen aber auch aus der Optimierung des Kernsortiments ergibt. Auch die Komplexität reduziert sich im Einkauf deutlich. Mit „Procurement 4.0” gibt es keinen Einkäufer, der sich dem Beschaffungscontrolling entzieht. So sorgt das ganzheitliche System nicht nur für optimierte Einkaufspreise, sondern garantiert auch deren Nachhaltigkeit und Compliance Konformität im Einkauf.

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