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04/26/2016

Höhere Risiken beim Global Sourcing

Die 10 größten Fehler bei Verträgen im Einkauf

Verträge im Einkauf bieten eine Reihe von Fallstricken. Wir haben für Sie die 10 größten Vertragsfehler zwischen Einkauf und Lieferant recherchiert.

Wie gut ein Lieferantenvertrag ist, wird erst offensichtlich, wenn es zu spät ist für Verbesserungen. Zwar haben viele Mittelständler lang laufende und vertrauensvolle Beziehungen zu ihren Lieferanten. Doch auch mittelständische Unternehmen gehen verstärkt dazu über, global zu beschaffen. Für die Vertragsgestaltung bedeutet das ein Umdenken. So können Anlagen nicht in der Heimatsprache dem Vertrag beigefügt werden. Denn damit werden sie nicht gültig. "Alle Dokumente wie beispielsweise Allgemeine Geschäftsbedingungen, sollten in der Vertragssprache abgefasst und mit einem Hinweis dem Vertrag beigefügt sein", sagt Anne Bernzen, Geschäftsführerin von Kerkhoff Risk and Compliance. Wichtig ist auch die genaue Festlegung der Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Gemeinsame Entwicklungen können ebenfalls zu Problemen führen. Eine typische Situation: Ein größeres mittelständisches Unternehmen hat gemeinsam mit seinem Lieferanten eine Baugruppe entwickelt und designt. Nachdem bei dem Lieferanten aber Qualitätsprobleme aufgetreten sind, entschied sich die Beschaffung des Mittelständlers zu einem Wechsel der Lieferantenbeziehung. Doch der Lieferant pochte auf den Besitz der Rechte am Know-how der Baugruppe (IP-Rechte). Im Lieferantenvertrag war nicht festgeschrieben worden, dass der Mittelständler das Know-how dieser Entwicklung besitzt. Dies kam das Unternehmen teuer zu stehen: Es musste einen größeren sechsstelligen Betrag bezahlen, um diese Rechte zu erwerben und den Lieferantenwechsel überhaupt durchführen zu können. Ein teures Lehrgeld für die Abteilung Beschaffung.

Trotz Vertrag im Einkauf: Geschäftspartner prüfen


Im Verlauf der Vertragsbeziehung kann es beim Lieferanten zu einer Reihe von Veränderungen kommen: Wechsel in der Geschäftsführung oder Eigentümerschaft, Beachtung von Compliance-Regeln, Zahlungsprobleme. Rechtsanwältin Bernzen rät daher: "Auch bestehende Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten benötigen eine fortlaufende Überprüfung." Wertvolle Hinweise liefert der Handelsregisterauszug.

… Wenn die Frage im Vertrag nicht geklärt wurde, welchem das vertragliche Rechtsverhältnis unterliegt, gilt regelmäßig das Recht des Lieferanten. Dies ist bei einem ausländischen Lieferanten das Heimatland des Lieferanten. Da die meisten Verträge auf einem bestimmten Landesrecht basieren, werden gesetzliche Regelungen regelmäßig nicht vereinbart. In Deutschland bietet das Bürgerliche Gesetzbuch einen doppelten Boden. Auch das UN-Kaufrecht muss explizit in den Verträgen mit aufgenommen werden.

Die Frage "Wann geht die Gefahr auf den Besteller über" sollte im Vertrag beantwortet sein. Der Gefahrenübergang kann sonst schon eintreten, sobald die Ware das Lager verlassen hat und an den Spediteur übergeben wurde.

Oftmals werden Produkte gemeinsam mit Lieferanten entwickelt. Ohne ausdrücklichen Schutz kann der Lieferant die Ergebnisse der Entwicklung für eigene Zwecke nutzen.Oftmals nutzen Lieferanten ihre Marktposition und vereinbaren feste Abnahmemengen mit dem Einkauf. Oder der Einkauf muss Produktionskapazitäten reservieren. In vertrauten Geschäftsbeziehungen funktioniert die Abstimmung oft ohne detaillierte Schriftstücke. Das kann im Urlaubs- oder Krankheitsfall oder bei einer Nachfolge dazu führen, dass Vertragsinhalte nicht nachvollzogen oder bewiesen werden können. Ein deutsches Gerichtsurteil lässt sich in Ländern, die nicht Mitglied der EU sind, nicht vollstrecken. Deutsche Ansprüche sind beispielsweise in China nicht durchsetzbar. Oftmals finden Geschäfte mit einer Reihe von Gesellschaften eines Unternehmens statt. Im Vertrag sollte der genaue Name der Gesellschaft und nicht nur grob der Name des Mutterunternehmens festgeschrieben werden.

Viele Verträge werden unter Bezugnahme auf externe Bedingungen wie AGBs oder Einkaufsbedingungen abgeschlossen. Wenn diese Bedingungen nicht als Anlage hinzugefügt oder auf der Homepage veröffentlicht werden, werden die AGBs nicht Vertragsbestandteil.

Die Festlegung fester Preise kann für den Einkäufer zum Nachteil werden, wenn Marktpreise sinken oder ein Wettbewerber günstigere Preise für das gleiche Produkt anbietet. Wenn alle Verträge am eigenen Geschäftsjahr ausgelegt sind, entsteht zum Ende des Geschäftsjahres ein großer Aufwand. Dadurch verkleinern sich Verhandlungsspielräume.

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